根据国家《档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》（即“中华人民共和国教育部令第27号令”）的有关规定，本着既方便工作，有利于保密，确保安全的原则，制定本制度。
第一条 本校的档案资料主要为本校服务，也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案阅览室查阅。如确需借出时，必须经档案馆馆长或有关领导批准，并办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。
第二条 查阅已公布开放的档案材料，本校师生员工凭工作证、学生证；校外人员需持有单位简绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证，履行登记手续后方能调阅。
第三条 本校各单位人员调阅档案，原则上只能调阅本单位形成的卷宗。如确需调阅其他单位形成的档案，必须持本单位介绍信，写明查阅目的、问题，经立卷部门负责人签字批准并征得校领导主管或档案馆馆长同意，方能调阅。
第四条 凡调阅党委会议记录、校长办公会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由本单位负责人提出查阅报告，经校办主任审批，必要时报请党委书记或校长审批后，限定性的阅读有关内容，不得带出档案馆，不得摘抄。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给档案馆注销。
第五条 凡借阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，需经档案馆馆长或档案形成部门负责人批准；属处级干部的要党委书记批准。
第六条 非公共的科研课题档案，原则上提供给参与课题研究工作的有关人员利用。本校其他人员和外单位查阅，需经课题组负责人或科技处负责人签署意见，必要时报请主管校长审批后，方能调阅。
第七条 借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄，档案人员对摘抄材料，应认真核对，经档案馆主任审批后，方可盖章；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。
第八条 出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
第九条 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。
第十条 未经学校授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
第十一条 凡向档案馆移交捐赠，寄存档案的单位和个人对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆应当维护他们的合法权益。
