通知公告

学校各学院、部门：

为加强和促进学校的档案收集、管理工作，确保我校年度各类档案材料的完整、齐全，进一步完善档案管理组织网络，现就2024年度全校文件材料立卷归档工作及相关事项通知如下：

一、档案工作分管领导和兼职档案员信息报送工作

请各学院、部门指定一位处级领导分管本单位档案工作，并确定一名负责本单位文件材料的收集、整理、编页（按件）等立卷归档工作的兼职档案员，按要求填写好《中南林业科技大学档案工作人员信息表》（附件1），于2025年5月9日前将信息表纸质版（盖章）和电子版交至吴老师，并请相关人员加入学校档案管理工作QQ群（林科档案）：113851932。

二、2024年度档案归档工作

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《中南林业科技大学档案管理暂行办法》等要求规定，学校严格实行部门立卷归档制度。

（一）归档范围和归档时间

1.2024年12月31日之前各项工作活动中直接形成的，反映各部门工作的、具有保存价值的各种载体（如文字、图表、照片、音视频和实物等）材料，包含往年应归档但未归档的档案材料。

2.自通知下发之日起，各单位即可将档案材料进行整理并移交归档，时间截止至2025年6月20日。如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，并请单位负责人签字、盖章。

（二）归档要求

1.根据《高等学校档案管理办法》和《中南林业科技大学档案管理暂行办法》，各单位要高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作，兼职档案员应认真学习相关规章制度，切实履行职责，确保归档材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合归档要求，并及时移交档案馆，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。各单位均为立卷单位，兼职档案员为本单位的立卷人。

3.实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的，按纸质文件归档；有纸质文件与电子文件的，二者同时归档，并且确保在内容上保持一致。

4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

（三）归档程序

1.各单位兼职档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷，确保分类预立卷无误后再按件编写页号，加盖归档章。

2.各单位向档案馆移交档案时，须递交《案卷目录》（附件2）、《卷内文件目录》（附件3）各一式两份作为移交清单，交接双方根据清单内容仔细清点，认真核对，履行签字手续，并各存一份移交清单备查。
  3.照片档案要求附有文字说明，包括事由、时间、地点、人物。每张照片都必须附有文字说明（相关表格详见附件4、附件5）。

三、联系电话

邓老师：85623095、13755119022

邹老师：85623095、13647441179

吴老师：85623987、15874156168

曾老师：85623987、17700979069

  党政办（档案馆）

2025年5月7日