通知公告

学校各部门、单位：

为切实做好我校2025年度各类档案的归档工作，确保归档材料及时、完整、规范移交，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《中南林业科技大学档案管理暂行办法》等规定，现将相关事项通知如下：

一、归档范围和归档时间

（一）归档范围

1.2025年度应归档材料：2025年1月1日至12月31日期间，各单位在履行工作职责、开展业务活动中直接形成的，能够真实反映本单位职能运行、工作实绩，且具有查考利用和长期保存价值的各类载体材料，包括但不限于文字、图表、照片、音视频、实物等。

2.历年遗留补归材料：2025年以前，各单位应归档而未按时归档、需补充移交的重要档案材料。

3.重要活动及实物归档重点

（1）重要会议与活动材料：2025年度省部级以上领导来校公务活动、国内外知名人士来访交流、校地重要合作、省部级以上考核评估验收、重大国际性会议及学术活动、学校重大会议及全校性重要活动、全国性/国际性竞赛与会展等活动中形成的文件、合同协议、讲话稿、题词、照片、音视频等材料。

（2）荣誉与交流实物：2025年度单位及个人获得省级以上奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等荣誉实物，以及对外交流中受赠且具有保存价值的实物。

（3）本、专科，研究生毕业照：此类照片要求打印件与电子版同时归档。照片要求分班级进行拍照，照片统一打印5寸，照片上方写明“中南林业科技大学xx学院xxxx届xx班毕业生合影”，下方留白部分写明人员站位，电子版命名为“中南林业科技大学xx学院xxxx届xx专业xx班毕业生合影”，同时提交相应毕业班照片说明（见附件1）。

（二）归档时间

自本通知印发之日起即可开展整理移交，2025年度档案移交截止时间为2026年5月30日。

如因特殊情况无法按时移交，须出具书面说明，经单位负责人签字并加盖公章后报送档案馆。

二、归档要求

1.各单位（部门）要高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作，兼职档案员切实履行职责，确保归档材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合归档要求，并及时移交档案馆。

2.严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。各单位（部门）均为立卷单位，兼职档案员为本单位的立卷人。

3.实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的，按纸质文件归档；有纸质文件与电子文件的，二者同时归档，并且确保在内容上保持一致。

4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

三、归档程序

1.各单位兼职档案员应按照归档范围收集材料，进行分类预立卷，确认无误后按件编写页号，加盖归档章。

2.移交档案时，兼职档案员须提交《案卷目录》《卷内文件目录》（见附件2、3）作为移交清单，各一式两份，由本单位分管领导签字后加盖单位公章。交接双方各存一份备查。两个目录电子档也需同步移交。

3.重大活动、比赛、会议等照片档案每组需挑选3-5张打印（最多不超过10张），每张打印版照片需在照片背面写明时间、事件、地点和主要人物，所有照片（含已打印的）电子版分文件夹整理并以时间+事件+地点命名，同时配有相应的照片说明（见附件4）同步移交。照片打印件统一为5寸，特殊情况可放宽为7寸。

4.各单位提前与档案馆预约，将档案材料送交至档案馆，现场办理档案验收移交手续。交接双方根据档案目录，当面检查、验收，凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

四、联系方式

1.中南林业科技大学综合档案工作QQ群：113851932

2.立卷归档业务指导联系人：邹老师，85623095，13647441179

                                                        中南林业科技大学档案馆

                        2026年4月10日